○住民基本台帳ネットワークシステム及び附票連携システム本人確認情報管理規程
平成31年4月1日
告示第23号
(本人確認情報管理を行う機器)
第1条 住民基本台帳ネットワークシステム及び附票連携システム(以下「住基ネット等」という。)の情報資産(住基ネット等に係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。)のうち、本人確認情報及び附票本人確認情報(以下「本人確認情報等」という。)並びに当該本人確認情報等が記録された帳票及び個人番号カード等について本人確認情報管理を行う。
(本人確認情報管理責任者)
第2条 本人確認情報管理責任者は、住民課長をもって充てる。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報等を取り扱うことができる職員(以下「取扱者」という。)を指定するとともに、当該本人確認情報等の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報等の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報等の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報等の管理方法)
第3条 本人確認情報等の管理方法は、次に掲げるとおりとする。
(1) 本人確認情報管理責任者は、住基ネット等のオペレーション計画を定めるものとする。
(2) 本人確認情報管理責任者は、不正アクセスにより、本人確認情報等の漏えい、毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報等の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できる限り速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報等の取扱方法)
第4条 取扱者は、本人確認情報等を取り扱う際、次の項目に留意しなければならない。
(1) 統合端末の画面情報に関すること。
ア ディスプレイの画面を、来庁者等に見られることがないよう設置する。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を行う。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネルの画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施す。
エ スクリーンセーバを利用し、画面を長時間連続して表示させ続けないようにする。
(2) 本人確認情報等の入力、訂正及び削除(以下「入力等」という。)時に関すること。
ア 入力等を行った取扱者以外の取扱者が、入力等の内容を確認する。
イ 入力等から確認に至るまでを2人の取扱者で行う。
ウ 入力等に用いた帳票等は、シュレッダー等を用いて廃棄する。ただし、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保存する。
オ 本人確認情報等をメモに録取したり、端末にテキスト文書として保存したりしない。
カ 入力等を行った際は、その実施年月日、取扱者の氏名及び処理内容を記録する。
(3) 本人確認情報等の検索時又は抽出時に関すること。
ア 業務上必要のない検索は行わない。
イ あらかじめ、検索条件又は抽出条件を明確にする。
ウ 検索又は抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報等について、画面のハードコピーを取らない。ただし、やむを得ずその必要がある場合と認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残す。
エ 本人確認情報等の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体(DVD－RW、USBメモリ、MO等)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット等専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行った後に接続する。
オ 一時的に使用した記録媒体(DVD－RW、USBメモリ、MO等)に存在する本人確認情報等は、必ず削除等を行う。
(4) 離席時に関すること。
業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させる。ただし、サーバの運用時間中においては、そのうち1台の端末は、終了させてはならない。
(5) 大量に本人確認情報等を出力する場合に関すること。
ア 一度に大量に本人確認情報等を出力しない。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の許可を得て、その記録を残さなければならない。
イ 大量と定義される印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は、20人以上とする。
(6) 統合端末の配置及び状況把握に関すること
ア 本人確認情報管理責任者から目視することができる位置に統合端末を配置する。ただし、配置することができない場合は、統合端末の配置及び操作状況を確認するためのカメラを設置等する。
イ 本人確認情報管理責任者は、統合端末の利用状況を目視等により確認する。
(実施状況の確認)
第5条 本人確認情報管理責任者は、月1回以上、次の各項目について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に定める留意事項が実際の業務において遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第6条 管理対象とする帳票を次のとおり定める。
項番 | 帳票名称 |
1 | 広域交付住民票 |
2 | 転出証明確認書 |
3 | 転入通知確認書 |
4 | 住民票コード通知票 |
5 | 住民票コード変更通知票 |
6 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表 |
7 | 住民票コード要求・付番処理件数一覧表 |
8 | 本人確認情報更新処理件数一覧表 |
9 | 本人確認情報整合結果リスト |
10 | 本人確認情報リスト |
11 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表 |
12 | 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表 |
13 | 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表 |
14 | 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表 |
15 | 個人番号カード管理帳票類 |
16 | 通知カード管理簿 |
2 本人確認情報管理責任者は、次の項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、取扱者に必要項目を記録させる。ただし、住民からの申請書に基づき、当該住民に交付する部数に限り帳票を印刷する場合は、当該申請書を管理対象とし、その出力は、管理対象外とする。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属部署名
エ 使用理由
オ 本人確認情報管理責任者の承認
カ 使用の際の注意項目
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属部署名
ウ 廃棄理由
エ 本人確認情報管理責任者の承認
オ 廃棄方法
3 取扱者は、前項の規定による帳票の出力をする場合には、次の事項に留意しなればならない。
(1) 出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置する。
(2) 帳票を出力した場合には、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した取扱者を特定して注意を促し、当該帳票は、廃棄する。
4 取扱者は、前項の規定による帳票の保管をする場合には、書庫等に施錠保管して、権限のない者がアクセスできないようにし、その鍵は、本人確認情報管理責任者が管理するように留意しなければならない。帳票管理簿についても、同様とする。
5 取扱者は、第3項の規定による帳票の廃棄を行う場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 事前に、本人確認情報管理責任者の承認を得てから廃棄する。
(2) 廃棄の方法は、帳票の内容を読み出せないように、焼却、裁断又は溶解により廃棄する。
(3) 廃棄状況及び結果を帳票管理簿に記録して、本人確認情報管理責任者へ報告する。
(帳票受渡管理方法)
第7条 本人確認情報管理責任者は、次の項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用するに当たっては、取扱者に当該必要項目を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者の氏名、利用目的、利用年月日及び返却予定年月日
(3) 利用場所
(4) 返却年月日
(5) 本人確認情報管理責任者の確認
2 職員は、帳票を持ち出す場合には、次の項目に留意しなければならない。
(1) 帳票受渡管理簿に前項に規定する必要項目を記録して本人確認情報管理責任者の承認を得る。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しない。
(3) 原則として、複写は行わない。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者へ報告する。
(5) 返却の際には、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者に報告する。
(実施状況の確認)
第8条 本人確認情報管理責任者は、月1回以上、次の各項目について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿に第6条第2項に定める必要項目が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見ることができないように設置されていること。
(4) 帳票及び帳票管理簿が施錠保管され、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況及び結果の記録が残っていること。
附則
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和6年告示第40号)
この告示は、公布の日から施行する。