(趣旨)

第1条　この訓令に定めるもののほか、本町における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において用いる文書とは職員が職務上作成し、又取得した文書、図画、写真、及び電磁的記録であって、職員が組織的に用いるものとして、町が保有しているものをいう。ただし、官報、県報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合を除き、すべて文書を持って行わなければならない。

(文書取扱)

第4条　文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるよう処理及び管理しなければならない。

(文書管理)

第5条　文書は、主管課において管理する。

(総務課長の職責)

第6条　総務課長は、本町における文書事務を総括する。

(課長の職責)

第7条　課長(神山町課設置条例(昭和30年条例第4号)第1条に規定する課の長をいう。以下同じ。)は、職員の文書の処理及び作成に関する事務がこの訓令に基づいて速やかに処理されるよう指導するように努めなければならない。

(文書主任)

第8条　文書事務を円滑かつ適正に処理するため、各課に文書主任を置く。

(帳票)

第9条　総務課には、次の帳票を備えなければならない。

(公文令達の種類)

第10条　公文令達の種類は、次のとおりとする。

(公文例の様式)

第11条　前条の公文令達及びその他の文例の様式は、別表のとおりとする。

(文書の収受)

第12条　本町に到達した文書、図書、金券、物品等は、総務課長が収受する。ただし、主管課に直接到達した文書は、当該主管課において収受することができる。

(文書の配付)

第13条　収受した文書は、次の各号により直ちに配付しなければならない。

(文書整理簿の返付)

第14条　主管課長又は名あて人は、前条の金品又は文書の配付を受けたときは、整理簿又は処理簿に押印して総務課長に返付しなければならない。

(配付前の閲覧)

第15条　収受文書で重要若しくは異例と認められるものは、配付前町長の閲覧を経なければならない。

(主管でない文書の返付)

第16条　配付を受けた文書中にその主管でないと認められるものがあるときは、速やかに総務課に返付しなければならない。

(配付を受けた文書の処理)

第17条　課長は、配付を受けた文書についてこれを閲覧し、処理方針を示して、担当者に交付し、速やかに処理させなければならない。

(起案)

第18条　起案は、起案用紙(様式第7号)を用いるものとする。ただし、一定の帳票が定められているもの及び軽易な事案については当該事案に係る文書の余白を利用することにより起案することができる。

(回議)

第19条　起案した文書は、関係書類を添付し、神山町事務決裁規程(平成15年訓令第1号)に定める決裁順序により回議しなければならない。

(合議)

第20条　起案文書で他の課に関係あるものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。

(合議の特例)

第21条　回議案等で次に掲げるものは、総務課長の合議を受けなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第22条　起案文書で急施を要するもの及び秘密を要するものは、課長又は起案者自ら携帯して回議又は合議をしなければならない。

(決裁年月日)

第23条　起案者は、決裁を終えた起案文書(以下「原議」という。)に、決裁年月日を明らかにしておかなければならない。

(文書の発信者名義)

第24条　発信文書の発信者名には町長名を用いなければならない。ただし、事件の軽易なものにあっては、副町長名又は課長名若しくは町名をもってすることができる。

(公印)

第25条　施行を要する文書には、神山町公印規程(平成7年規程第2号)の定めるところにより公印を押し、必要に応じて原議と割印又は契印をするものとする。ただし、対内文書又は軽易な文書は公印及び契印を省略することができる。

(文書の番号)

第26条　文書(指令等を含む。)の番号は、「神」の文字及び課ごとにその課の頭文字を付し、毎年1月1日から起し、収受及び発送を通じて一連番号を用い、同一事件の往復には、完結に至るまで翌年にわたる場合といえども同一の番号を用いなければならない。

(発送)

第27条　発送文書は、主管課で浄書、立案者で校合し、あて先を記載した封筒に入れ、必要により親展、書留等の表示をして総務課に送付しなければならない。

(文書整理の原則)

第28条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要な時にすぐに取り出せるように秩序立てて系統的に保管し、及び保存しなければならない。

(文書の保管)

第29条　文書の保管は、文書主任が各主管課所定の場所に整理し、保管するものとする。

(文書の保存)

第30条　文書は各課、係ごとに整理し、所定の書庫内に保存しなければならない。

(文書の分類)

第31条　文書の分類は文書保存台帳(様式第6号)に従って行わなければならない。

(文書の整理)

第32条　文書の整理は、簿冊にて行い、表紙、背表紙等に次に掲げる事項を記入したタイトルを貼付するものとする。

(保存期間)

第33条　文書を保管し、又は保存する期間は、次の4種とする。

(保存年限の計算)

第34条　文書の保存期間の計算は、暦年によるものはその完結した日の属する年の翌年1月1日から、会計年度によるものはその完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。

(文書の廃棄)

第35条　保存期間が満了した文書は、総務課長が点検し、主務課長と合議の上、町長の決裁を経て廃棄するものとする。ただし、必要があるものについては、更に期間を定めて保存することができる。

第36条　前条によって処分した文書は、文書保存台帳に廃棄年月日を記載してその経過を明らかにしなければならない。

(総括)

第37条　総務課長は、文書の整理及び保存について総括し、その取扱いの厳正と円滑に努めなければならない。

(保存区分)

第38条　文書の保存区分は、別に定めるもののほか、次のとおりとする。